Il termine Privacy, reso in italiano anche con riservatezza o privatezza, indica il diritto alla riservatezza della vita privata di una persona ed è già, dal 1995, oggetto di regolamentazione giuridica: dalle basi della costituzione alla direttiva madre 95/46 fino al decreto legislativo di attuazione 196/2003 che ad oggi è ancora il testo di riferimento per il trattamento dati in Italia.
Dal 25 maggio 2018 però i riferimenti normativi sono destinati a cambiare, con l’entrata in vigore del nuovo regolamento 679/2016 UE, direttamente attuabile e che imporrà l’adeguamento a livello europeo entro un massimo di due anni. Gli obiettivi sono semplici: applicazione coerente ed omogenea a livello europeo del trattamento dei dati e maggior controllo sul passaggio delle informazioni. Liceità, trasparenza, pertinenza e adeguatezza sono i principi su cui si fondano i cambiamenti introdotti dal nuovo regolamento che mira principalmente alla minimizzazione del trattamento dei dati e più precisamente all’uso strettamente necessario per le finalità per cui il dato viene raccolto.
Ma i dati raccolti sono tutti uguali? Ovviamente No. Esistono tre differenti tipologie di dati: personali, giudiziari e Sensibili. I dati personali sono quelli che consentono di identificare la persona come nome, cognome recapiti telefonici, indirizzo. I dati giudiziari sono quelli relativi alla posizione del casellario giudiziale o rispetto ad un reato della persona interessata. In ultimo, i dati sensibili sono quelli riguardanti l’etnia, le convinzioni religiose, gli orientamenti politici, l’appartenenza ad associazioni od organizzazioni, l’orientamento sessuale e lo stato di salute.
Ogni dato comporta una diversa casistica per il suo trattamento, pertanto il dato personale non potrà essere acquisito e conservato allo stesso modo di un dato sensibile e viceversa.
In tutto questo il condominio assume una posizione rilevante e l’amministratore con esso. Già i disposti della legge 220/2012 imponevano all’art 1130 comma 6 l’obbligo di tenere “ il registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e personali di godimento, comprensivi di codice fiscale, indirizzo di residenza o domicilio…”
Con l’entrata in vigore del nuovo regolamento vengono rimarcate le figure già identificate nel d.lgs 196/2003 : il condominio diventa il Titolare del trattamento dei dati mentre, l’amministratore, assume il ruolo di Responsabile del trattamento. L’assunzione di tale ruolo deve, come il mandato di rappresentanza, essere conferita per iscritto, trattandosi di incombenza differente da quella di amministratore condominiale. Il titolare del trattamento ( il condominio rappresentato dall’assemblea ) stabilisce le modalità di trattamento dei dati, nomina il responsabile ( generalmente l’amministratore) e in caso di inadempienze subisce le sanzioni a meno che il mancato adeguamento non sia unicamente imputabile al responsabile del trattamento ( amministratore).
Quali allora gli obblighi dell’amministratore? L’amministratore o responsabile del trattamento dovrà provvedere a redarre o far redarre da società esterna la nota informativa con l’intestazione del singolo condominio nella quale, oltre ai dati del condominio stesso, si riporteranno le finalità del trattamento, il modo in cui i dati verranno conservati e utilizzato, lo scopo per cui si rende necessario trattare i dati e i soggetti alla quale i dati potranno essere trasmessi. Non sarà possibile consentire alle parti ( condominio e amministratore ) la reciproca deroga all’invio dell’informativa e l’amministratore dovrà essere in grado di dimostrare di aver provveduto all’invio. L’informativa dovrà essere chiara e di facile comprensione per tutti i condomini e non necessariamente riporterà il consenso al trattamento trattandosi di dati indispensabili per l’espletamento delle attività di amministrazione. I singoli condomini saranno comunque tutelati dal Diritto di accesso ( potranno richiedere di verificare quali dati vengono trattati e come); Diritto al consenso ( nel caso del condominio per i dati che lo richiedono, ad esempio quelli sensibili ) atto a garantire un consenso libero, informato, inequivocabile e specifico; Diritto di revoca ; Diritto di rettifica e integrazione; Diritto all’oblio. Una volta cessati i rapporti con il condominio l’amministratore non potrà trattenere i dati dei condomini per finalità diverse da quelle legate al mandato di amministrazione e dovrà provvedere alla cancellazione degli stessi. L’amministratore inoltre avrà la responsabilità di adottare le misure idonee a tutelare i dati acquisiti mantenendone opportuna traccia a prova del proprio operato. Il 25 maggio non è poi così lontano, prepariamoci quindi, per chi non lo avesse ancora fatto, ad affrontare un altro cambiamento in materia di condominio ( e non solo ) a tutela di quello che negli ultimi tempi pare sia diventando un argomento di cronaca quotidiana: la violazione dei dati dei singoli.
Sicuramente i proprietari non ne sono pienamente consapevoli ma, i loro dati, in alcune circostanze e per alcune realtà, possono valere molto più di quello che si pensa ed essere appetibile moneta di scambio in diverse tipologie di mercato .
Dott.ssa Michela Scavo
